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QUAL A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DO TEMPO
Algumas das vantagens de fazer gestão do tempo incluem: melhorar o desempenho, eficiência ou eficácia de uma atividade, garantir a entrega das tarefas no prazo, reduzir a indecisão do que fazer com o pouco tempo ou aquela reserva de ócio, reduzir a ansiedade e aumentar a confiança, pela certeza de estar com a agenda dentro do planejado. E aí, está convencido da importância de aplicar também na sua vida pessoal e profissional? Vamos lá!
Você já desejou, que em algum momento da vida, o dia tivesse mais de 24h? Se sim, este post é para você.
A dinâmica por trás do gerenciamento do tempo ainda é um tabu para muitas pessoas e empresas. Com o avanço do tempo, parecem surgir mais demandas e atividades a serem realizadas ao longo do dia, porém, o dia continua tendo as mesmas 24h, certo?
Para dar conta de tudo, cumprir os prazos e ser eficiente, é preciso fazer uma boa gestão do tempo. Priorizar atividades importantes e urgentes separando-as das não tão importantes e nem tão urgentes.
Para te ajudar a lidar melhor com o tempo, separamos algumas dicas e ferramentas poderosas para um bom gerenciamento do tempo, mas antes, vamos entender um pouco o conceito desta técnica:
O que é GESTÃO DO TEMPO?
Para entender o que é gestão do tempo, imagine que você, você, sai do trabalho as 14h e leva pelo menos 1h até chegar em casa, estando efetivamente “livre” após as 15h. Sabendo disto, fica claro que você não deveria marcar um compromisso para as 14:30, visto que neste horário você ainda estará se deslocando para casa. Concorda?
A gestão do tempo serve exatamente para isso, mensurar tempos e movimentos, definir prazos, ajudar a aumentar a produtividade e evitar meter os pés pelas mãos.
Qual a importância de se fazer gestão do tempo na vida pessoal e profissional?
É fundamental, em todos os aspectos, fazer uma boa gestão do tempo se você visa melhorar seu rendimento e ter mais tempo pra si mesmo. Ao fazer uma boa gestão do tempo, você ganha mais tempo para fazer aquilo que realmente importa, como cuidar mais de si, talvez iniciar um novo hobby ou profissão.
No ambiente corporativo ainda é possível que as suas entregas se destaquem, gerando mais visibilidade para o seu trabalho e para o seu desempenho na execução das atividades. Evita também estresses como, por exemplo, levar trabalho para casa ou ter de fazer horas extras para finalizar alguma atividade.
Como gerenciar o tempo disponível fazendo uma boa gestão?
E aí, entendeu o quão importante é, pessoal e profissionalmente falando, ter uma boa gestão do tempo? Então leia as dicas abaixo do que fazer para se relacionar de forma produtiva com o tempo.
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10 Técnicas Fundamentais para quem deseja fazer uma boa gestão do tempo
1. Revisar o Tempo: Ocupado x Produtivo
Estar sempre ocupado não significa necessariamente ser produtivo. Muitas vezes é justamente o contrário disso. Quando não há uma boa gestão do tempo, tendemos a estar ocupado muitas vezes com atividades de pouca importância. Então se você está constantemente ocupado, vale revisar e checar se as atividades tem tomado seu tempo estão agregando valor ou roubando seu precioso tempo.
2. Priorizar Tarefas
Eu sei que ao longo do dia, temos atividades infinitas para dar conta, sejam tarefas da rotina pessoal ou do trabalho. Para lidar com todas elas, uma dica valiosa é criar o hábito diário de separar alguns minutos do dia (dê preferência pela manhã), elencar quais serão as atividades daquele dia e definir qual é a mais importante. Ao fazer um rank, você define o que é importante e urgente, garantindo que o principal não fique pra depois.
3. Ser Mais Seletivo
É comum nos estressarmos quando o prazo para algumas tarefas estão chegando ao fim e sequer começamos ou, mesmo que tenhamos começado, não conseguiremos entregar a atividade à tempo conforme planejado. Acontece que com uma má gestão do tempo, vamos colocando atividades pra dentro da agenda sem avaliar se o tempo para a execução das mesmas é factível. Então, se não pode fugir das atividades impostas, use a dica número dois, priorize as atividades mais importantes e avalie se é possível delegar as menos importantes.
4. Delegar: Delegue ou Elimine às Tarefas Menos Importantes
Como dito na dica acima, muitas vezes por insegurança ou falta de confiança, queremos assumir uma atividade do início ao fim sem permitir que outros a façam, ou ainda há quem fique de 5 em 5 minutos checando se o funcionário fez o trabalho dele corretamente, atrapalhando a produtividade do mesmo e a própria, já que estará ocupado com uma atividade que é de outra pessoa. Fuja deste hábito, evite a microgestão.
5. Definir Prazos Para às Atividades
Defina prazos coerentes com o tempo para a execução das tarefas, evite estipular prazos irreais acreditando que é possível. Aqui o ideal é ser realista, analisando o tempo médio de execução da atividade e se possível, considerando alguns minutos ou horas a mais, evitando assim que o desespero bata a porta em casos de imprevistos.
6. Dar Espaço Para Imprevistos
Na dica acima, ficou claro que imprevistos podem surgir e afetar o prazo estipulado para alguma atividade, por isso, evite fazer cronogramas muito apertados. Existem hoje dezenas de milhares de sabotadores de tempo e é preciso nos prepararmos para lidar com eles, embora em algumas das vezes imprevistos urgentes possam acontecer, boa parte dos sabotadores são, na verdade, coisas de pouca importância ou urgência, então assim como na dica 3, seja seletivo nas suas pausas.
7. Parar de Procrastinar: Identificar Sabotadores do Tempo
Eu, particularmente, desconheço quem nunca tenha procrastinado em algum momento da vida. E sou quase capaz de apostar que você também desconhece. Isso acontece porque o nosso cérebro é programado para poupar energia. Muitas das atividades que realizamos, quando não tão bem selecionadas, fazem com que nosso cérebro busque uma alternativa mais interessante. Acontece que quando temos metas vazias de sentido, o cérebro tende a buscar outra tarefa que dê mais recompensas, é aí que entram os sabotadores pois, pelo costume de recompensas, o cérebro busca algo que dê mais prazer, e convenhamos, quem não sente prazer em gastar um tempo nas redes sociais? Ou na Netflix, por exemplo?! Ao entrar numa zona de conforto boa demais, se torna mais difícil deixá-la. Fique atento a sinais do tipo: deixar uma tarefa importante de lado para fazer outra menos importante. Lembra da dica 1? Por mais que você esteja “ocupado” com esta tarefa menos importante, será que você, de fato, está sendo produtivo?
8. Dar um Tempo: Separe Um Momento Para o Ócio e Aprenda a Se Recompensar
Defina pausas ao longo do dia. Sejam elas para alongar ou tomar um cafezinho, é necessário que sejam estratégicas. Manter-se focado é um desafio para muitas pessoas, principalmente quando há poucas recompensas no período de foco. Por isso, recompense-se a cada tarefa realizada e defina pausas para apreciar o prêmio. Quando sentir que “travou” em uma atividade, tome uma água ou café, faça um alongamento ou caminhada (pode ser pela casa mesmo) e depois recomece a atividade. Mas lembre-se de evitar a procrastinação. Após arejar a mente e recuperar a energia, volte ao foco.
9. Ter Foco: Evite as Multitarefas
Outra coisa bem comum na má gestão do tempo é a realização de diversas atividades ao mesmo tempo, pois isso demanda uma energia maior para se concentrar. Assumir muitas demandas ou atividades diferentes pode acabar virando um fardo, neste caso, evite abraçar o mundo. Use as dicas anteriores para selecionar as atividades mais importantes, delegar as tarefas possíveis e evitar uma possível exaustão causada pela sobrecarga.
10. Aprender a Dizer NÃO
Dentre todas as dicas, talvez esta seja a mais difícil para muitas pessoas. É desafiador dizer não para o seu gestor ou para alguém querido. Porém, essa é uma regra de ouro se você deseja fazer uma boa gestão do tempo. Aprenda a dizer “não” de forma educada e explique a razão. Caso não seja possível dizer não, negocie os prazos, reveja sua lista de afazeres e refaça as suas prioridades, evitando assim se perder no planejamento ou pior, se perder nos prazos. Afinal, não dá pra sair assumindo novas atividades e deixar de entregar outras, certo? E para te ajudar a organizar mais ainda o tempo, as atividades e também a sua vida, que tal dar uma olhada nessas ferramentas abaixo e descobrir como eles podem te ajudar?!
4 Ferramentas Que Farão Seu Tempo Render
Trello
Com o Trello é possível colaborar e gerenciar projetos inteiros, aumentando assim a sua produtividade devido as facilidades de interação com outros usuários, sendo uma ótima ferramenta para organizar seus projetos pessoais e profissionais.
Google Keep
O Keep é uma ótima ferramenta para quem gosta de fazer anotações. Com opções personalizadas, nunca mais se preocupe com anotações perdidas, pois além disso, ele pode ser sincronizado com o desktop, facilitando mais ainda o acesso aos seus escritos.
Microsoft To Do
O To Do é um planejador diário inteligente, de fácil utilização devido às funcionalidades intuitivas. Com ele é possível gerenciar tarefas e compromissos de forma simples mas extremamente eficaz.
Todoist
O Todoist é um gerenciador de tarefas turbinado. Com diversas funcionalidades para melhorar sua rotina, ele oferece recursos como modelos personalizáveis de controle da rotina, que é para dar a ferramenta a sua cara. Com ele, gerenciar a rotina fica simples e divertido.
Vantagens de uma boa GESTÃO DO TEMPO
Já citamos algumas das vantagens, mas se podemos destacar algumas, são estas:
– Redução do estresse: Evite a ansiedade, controle sua agenda e não o inverso;
– Aumento da qualidade de vida: Menos estresse e mais tempo de sobra para você investir em si mesmo, seja em um novo hobby ou em uma nova profissão.
– Ganhe produtividade nas suas atividades: Seja no ambiente pessoal ou profissional, ganhar produtividade é sinônimo de ter mais tempo para investir em outras coisas.
Existem diversos benefícios em adotar a prática do gerenciamento do tempo. Você já foi beneficiado por algum deles ou está em busca de um específico? Conte para nós como a prática da gestão do tempo tem de beneficiado, ficaremos felizes. Se achar que deve, compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude seus colegas à terem, também, uma boa gestão do tempo.
